Perché scegliere il VoIp:

• Slega il numero di telefono dal posto fisico: posso portarmi dietro il mio telefono e, ovunque io sono nel mondo, posso mantenere lo stesso numero
• Rende più semplice la creazione e gestione di sedi remote (posso gestire ogni telefono della sede remota come interno del mio PBX principale). Eventuale possibilità di gestire anche centralini multipli indipendenti ma collegati tra loro via IP per le chiamate interne
• Scalabilità: più semplice gestione della crescita dell’azienda (ovvero dei posti di lavoro e delle locazioni di lavoro). Esempi: è più semplice spostare un ufficio, aumentare il numero dei telefoni o aprire una filiale remota
• Monitoraggio chiamate: semplice accesso ai log delle chiamate. Stato attuale delle linee (anche delle sedi remote)
• Possibilità di integrazione applicativa con la comunicazione telefonica, come IVR (interactive voice response) integrato con applicazioni esterne. Esempio: gestione automatica informazioni, avanzamento ordine o riparazione, autolettura utenze, sistemi di voto automatico
• Supporto al call center: è possibile integrare applicazioni (tipo CRM) automatizzando la chiamata o fornendo informazioni automatiche all’operatore che risponde. Esempio: stato contabile del cliente, ordini in corso, chiamate in corso
• Gestione di conference call sia interne che con utenze esterne
• Sicurezza: mediante protocolli di VPN è possibile assicurare un livello di sicurezza (contro le intercettazioni) delle telefonate interne molto più alto che nella normale telefonia
• Possibilità di registrare automaticamente le chiamate e di gestire con semplicità telelavoratori o lavoratori mobili
• Possibilità di avere numeri telefonici esterni di ogni parte d’Italia o del mondo tramite operatori specializzati
• Costi: telefonata intra sede a costo zero (salvo abbonamenti Internet) e telefonate con la rete mobile a costi ridotti (usando abbonamenti dati flat e SIP softphones o telefoni cellulari predisposti per il SIP)
• Possibilità di gestione Fax Server (con ricezione ed inoltro automatico via eMail)

Installazione ed assistenza. I centralini telefonici di nuova generazione, sono  macchine altamente affidabili e tecnologicamente avanzate, ma come tutte le macchine hanno bisogno di essere assistite con competenza e professionalità da personale adeguatamente preparato.

La rivoluzione del Web permette di utilizzare le nuove tecnologie per gestire direttamente dal WEB la maggior parte delle funzioni per abilitare nuovi servizi, modificare quelli esistenti e tenere sempre aggiornato il sistema permettendo eventuali interventi di ripristino in tempo reale, è quindi necessario che specialisti siano preposti alla manutenzione del sistema, così da assicurare all’azienda il corretto funzionamento di tutti i servizi e le funzionalità senza discontinuità e, dare piena soddisfazione alle aspettative del Cliente assicurando un sicuro “guadagno sull’investimento”

• Selezione passante (SP): consente di effettuare chiamate direttamente agli interni senza dover passare per l’operatore classico, ma utilizzando le funzioni dell’operatore automatico evoluto (POAE) dove un menu vocale invita il chiamante a selezionare l’opzione desiderata per raggiungere il settore aziendale richiesto.
• Trasferimento su linea esterna (TLE): consente all’operatore o all’POAE di trasferire le chiamate su numeri fissi o mobili con gestione di filtri o instradatori automatici
• Distribuzione automatica chiamate (DAC): la funzione DAC consente di indirizzare le chiamate entranti verso gruppi di operatori specifici per una gestione più professionale del traffico telefonico
• Deviazione chiamata su linea esterna (DCLE): la funzione DCLE consente di indirizzare le chiamate entranti verso gruppi di operatori utilizzando il POAE
• Conferenza Interna (CI): consente di mettere in comunicazione più interni contemporaneamente
• Conferenza Interna Avanzata (CIA): consente di mettere in comunicazione più interni contemporaneamente con la possibilità – per il creatore della conferenza - di limitare i partecipanti (mute - pause – logout – recording – pubblicazione conferenza – invio voice file ai partecipanti)
• Conferenza esterna avanzata (CEA): consente di mettere in comunicazione uno o più interni con più linee esterne (VoIp, tradizionali o GSM) contemporaneamente con la possibilità – per il creatore della conferenza - di limitare i partecipanti (mute - pause – logout – recording – pubblicazione conferenza – invio voice file ai partecipanti). Possibilità di preavviso apertura conferenza con SMS, Automatic Voice Call, eMail
• Instradamento chiamate entranti (ICE): il sistema permette di effettuare le chiamate utilizzando l’operatore più conveniente
• Rubrica Numeri Brevi (RNB): disponibile una rubrica centralizzata con tre livelli di accesso (pubblica, limitata, privata) con capienza illimitata
• Servizio Giorno-Notte (SGN): gestione automatica per la distribuzione delle chiamate con vari livelli e voice message completamente personalizzabili e flessibili
• Servizio Festività Ferie (SFF): versatile gestione delle festività e dei periodi ferie direttamente da database effettuata da ogni utente con l’ausilio della VoiceBox
• Risponditore Automatico Interattivo (IVR): il servizio IVR (Interactive Voice Response) con menu vocale ad albero permette di raggiungere diversi settori aziendali seguendo le istruzioni vocali preregistrate.
• Messaggi Attesa (MA): i messaggi di attesa professionali possono essere un ottimo mezzo di marketing e di informazione
• Voice Bullettin Board (VBB): possibilità di pubblica bollettini informativi registrati a voce o letti da un sistema automatico text-to-speek
• Servizi di emergenza (SE): la richiesta di chiamate a numeri di emergenza (112, 113, 118, etc) è garantita anche con linee occupate (logout dell’utlizzatore) e vengono instradate automaticamente prima su linee tradizionali per evitare possibili ritardi.
• Segreteria telefonica (ST): una segreteria telefonica integrata a più livelli permette di interagire con le assenze dell’operatore
• Voice Mail (VM): possibilità di lasciare messaggi nelle caselle vocali, inoltrarli ad altri interni ed ascoltarli anche dall’esterno. I messaggi vocali possono essere inviati e notificati anche attraverso E-mail
• Integrazione Telefono PC: un apposito software web-based permette di utilizzare la rubrica e molte altre funzioni direttamente dal proprio PC (esecuzione chiamata da rubrica, prenotazione chiamate, gestione Voice Mail, software Launch)
• Voice From Home Page (VFHP): possibilità di essere chiamati in voce direttamente dalla Home Page del sito aziendale (opzionale)
• Report Costi Telefonici (RCT): potentissima funzione di statistica per la documentazione dei costi telefonici che potrà fornire una dettagliata analisi dei costi per linea, operatore, centro di costo, orari, periodi, tipologia

La rete telefonica di nuova generazione (NGN – Next Generation Network). Con rapida progressione, tutto il traffico voce, sta passando su rete IP-Internet Protocol. Questo consentirà una notevole riduzione dei costi aumentando il numero dei servizi offerti: Click to Talk - Web Call Center - E-Commerce - Trading on line - Video conferenza - Messaggeria unificata - Telelavoro - E-learning - Video chat - Ubiquità - Video on demand.

Il centralino VoIp di nuova generazione. Un'analisi preliminare di un tecnico aiuterà a individuare la scelta migliore per voi. Esistono due opzioni:

• FULL IP – una soluzione che prevede l’adozione di un centralino basato su server VoIp con telefoni VoIp collegati alla rete aziendale (LAN) e linee telefoniche VoIp (è necessario dotare la LAN aziendale con una soluzioni di Business Continuity per assicurare la continuità del servizio). La rete LAN deve essere dotata di Switch intelligenti per dare priorità al traffico voce rispetto al traffico dati.
  I punti positivi: completa integrazione con il Web; un solo server può gestire l’intero sistema di sedi e filiali remote; server ridondati possono entrare in funzione in caso di fault del server principale; ampia gamma di servizi legati alla tecnologia IP con soluzioni molto flessibili; CTI Computer and Telephone Integration; Web Call center; Voice Mail e Messaggeria Unificata; telefoni IP in grado di gestire nuovi servizi ed applicazioni.
  I punti negativi: soluzione con costi elevati che impone una scelta senza compromessi verso nuove tecnologie comportando una consistente sostituzione dell’hardware di dati e fonia esistenti. Sono da prevedere costanti aggiornamenti con una grande “dipendenza” dal fornitore. Stretto legame con internet: senza la connessione i servizi di telefonia non funzionano.
  
• IBRIDO – una soluzione basata su server VoIP con schede Analogiche/BRI ISND per la gestione di linee telefoniche tradizionali che consente l’adozione sia di telefoni VoIp che di telefoni tradizionali con l’aggiunta di schede 4-8-16 derivati aggiuntivi.
  I punti positivi: completa gestione dei servizi di telefonia tradizionale e di molti dei nuovi servizi VoIP, costi più contenuti per le PMI fino a 20-30 derivati. Tecnologia affidabile e consolidata. Anche in mancanza della connessione internet, i  servizi di telefonia con il mondo esterno sono mantenuti con le linee telefoniche tradizionali.
  I punti negativi: per una completa integrazione nella LAN aziendale, l’hardware e software necessari (Schede VoIP-Schede telefoni LAN) possono comportare costi significativi a volte superiori a quelli di una soluzione FULL IP.
  Per la distribuzione dei derivati (telefoni interni) sarà possibile utilizzare i cavi di rete della vostra attuale LAN così da poter avere uno o più interni per ogni postazione computer esistente senza la necessità di effettuare nuovi cablaggi.

Il centralino: un investimento. L’utilizzo di un centralino di nuova generazione – se correttamente dimensionato – assicura  all’azienda benefici sia in termini di tempo che di costi. Migliorano le comunicazioni interne e con Clienti e Fornitori, aumentano produttività e competitività aziendale. Individuare il giusto numero di linee ISDN, VoIP, GSM necessarie, sarà il giusto punto di partenza per creare una configurazione di base che consenta di trasferire con una giusta progressione tutte le comunicazioni sul VoIP, ambiente dove i costi sono ridotti e maggiore è la versatilità dei servizi. Il centralino VoIP è il perfetto strumento per l’azienda che cresce perchè cresce con lei

I telefoni. I telefoni IP di ultima generazione dispongono di molti servizi innovativi non presenti sui telefoni di vecchia generazione; tra i più importanti troviamo la personalizzazione, messaggeria istantanea, notizie in tempo reale sul display. Esiste la possibilità di adottare dei SoftPhone – telefoni software che consentono di eseguire specifiche installazioni su PC sia fissi che mobili eliminando l’uso del telefono tradizionale permettendo di ricevere ed effettuare direttamente dal PC le chiamate.

Posto operatore. Molte delle funzioni del posto operatore classico possono essere eseguite da un posto operatore automatico evoluto (POAE) supportato da procedure software

La maggior parte delle aziende sono interessate ai nuovi servizi VoIp ma ci sono ancora molte incertezze su tempi ed impatti dell’innovazione e sui prodotti da utilizzare.

In generale la soluzione a tecnologia ibrida sembra essere la migliore per le medie e grandi aziende anche multi sede, che vedono, nel miglioramento delle comunicazioni aziendali, un giusto strumento sia per il controllo dei costi che per una maggiore competitività, rendendo ottimale l’investimento su una soluzione più affidabile con ottime performance generali.

Le aziende in questo contesto tendono a privilegiare un approccio graduale al VoIp per chiarire bene le aspettative e le esigenze presenti e future e quindi far realizzare un progetto VoIP espandibile con semplicità e con costi chiari e trasparenti.

Eseguire un approccio graduale al VoIp, consigliati dal proprio amministratore di rete o installatore telefonico di fiducia è essenziale sia per chiarire bene le aspettative e le esigenze attuali e future sia per realizzare una configurazione VoIp ad-hoc con un ritorno ottimale dell’investimento eseguito.

La valutazione su quale centralino adottare deve contenere una attenta valutazione dell’azienda e delle persone che ve lo sta proponendo. Il miglior modo per valutare non è unicamente il prezzo, sicuramente importante, ma soprattutto la capacità di “cucire addosso al Cliente” un progetto adatto alle sue esigenze, garantendo un pacchetto con tutti i passi necessari e corretti per una perfetta realizzazione e messa in opera del progetto più un'efficiente assistenza post vendita.

E’ consigliabile adottare un centralino VoIP che salvaguardi gli investimenti già effettuati sull’infrastruttura di rete e proteggano l’investimento dalla rapida obsolescenza di tutti i prodotti basati su tecnologie informatiche.

Ultimo ma forse più importante punto è poter contare su un servizio assistenza qualificato pre e post vendita che sia in grado di eseguire le eventuali modifiche di configurazione richieste del Cliente e che non sia basato sulla oramai diffusa prassi del Call Center che raramente soddisfa a pieno il Cliente e sempre più raramente risolve i problemi nei tempi dovuti.